Wpisy w kategorii: gospodarka

Co to jest Workflow i do czego może się przydać?

Co to jest Workflow i do czego może się przydać?

Workflow czyli na czym polega przepływ pracy?

W masowej komunikacji coraz częściej pojawia się termin Workflow. Można go odnieść właściwie do każdego aspektu działania firmy. Obecnie jest to najbardziej rozpowszechniony sposób zarządzania zespołami ludzi.

workflow - diagram1

Co to jest Workflow?

Workflow można określić najprościej jako przepływ zadań i dokumentów w procesie biznesowym. Może być on prostym procesem sekwencyjnym, który określa postęp zadań następujących po sobie. Worklow to także kompleksowy zestaw procesów odbywających się równocześnie i wpływających na siebie wzajemnie, zgodnie z zestawem reguł, tras i ról.

Istnieją różne techniki modelowania procesów, które określają sposoby rozdzielania zadań i ich przetwarzania w procesie wykonawczym. Wykorzystywane są tu różne etapy i momenty decyzyjne, aby maksymalnie usprawnić przepływ łańcucha zdarzeń.

Systemy zarządzania przepływem pracy

workflow - diagram3

Systemy Wokflow pozwalają organizacjom zdefiniować i kontrolować działania związane z procesami biznesowymi. Ponadto, wiele z tych systemów daje możliwość pomiaru i analizy tychże procesów, tak aby można je było ciągle ulepszać i poprawiać wydajność. Takie ulepszenia mogą być krótkoterminowe (na przykład przydzielenie zadań w celu lepszego zrównoważenia obciążeń w dowolnym momencie), lub długoterminowe (na przykład redefinicja części procesów, aby uniknąć w przyszłości zatorów wykonawczych). Większość systemów Workflow jest zintegrowana z innymi systemami wykorzystywanymi w organizacjach, jak systemy zarządzania dokumentami, systemy kadrowo płacowe, systemy produkcyjne, czy nawet kompletne systemy ERP, jak na przykład program enova365. Taka integracja zapewnia łatwiejsze zarządzanie strukturami, które są luźno ze sobą powiązane. Przykładem może być powiązanie procesów produkcyjnych z przepływem i dostępnością pracowników, którymi zarządzanie odbywa się w programach kadrowo-płacowych. Na przykład, jeśli pracownik złoży wniosek o urlop, to uaktywnia się proces, który wyszuka i przydzieli innego pracownika o podobnych kwalifikacjach na stanowisko produkcyjne, celem zapewnienia ciągłości wytwarzania. Workflow może też stanowić metodę organizowania dokumentów spływających z różnych źródeł.

Typowe cechy Workflow.

Poniżej zamieszczam niektóre typowe cechy systemów Workflow.

  • Narzędzia definicji procesów: Graficzne lub tekstowe narzędzie do definiowania procesów biznesowych. Każde działanie w procesie związane jest z osobą i/lub programem komputerowym. Tworzone są tam zasady określające miejsca kontrolne, postęp w obiegu, któremu podlegają wszystkie działania w systemie. Systemy umożliwiają dynamiczne dokonywanie zmian w procesach biznesowych wybranych osób.
  • Symulacje, prototypowanie i pilotowanie: Niektóre systemy Workflow umożliwiają symulację przepływu pracy lub tworzenia prototypów i tworzenie pilotażowych wersji danego przepływu pracy. W ten sposób dokonywane jest sprawdzenie działania w środowisku testowym, zanim trafi do produkcji.
  • Role i podejmowanie decyzji: Odpowiednie reguły tworzone są dla każdego kroku w procesie. Ma to na celu określenie, jak przetwarzać dane związane z przepływem pracy. Na przykład, zasada może generować informację, gdy zostanie spełniony określony warunek. Inną zasadą może być kierowanie dokumentów i zadań na podstawie ich zawartości, albo nawet uruchamianie innej aplikacji.
  • Rozdzielanie dokumentów: W prostych układach, funkcja ta może być realizowana poprzez przenoszenie pliku z foldera jednego odbiorcy do drugiego (np. załącznik z poczty e-mail). W bardziej zaawansowanych systemach, może to być osiągane poprzez sprawdzanie zawartości dokumentów i oznaczania ich w centralnym repozytorium. Bez względu na zaawansowanie systemu, każdy z nich powinien pozwalać na edycję informacji o dokumentach tak, aby każda osoba w procesie mogła dodawać własne komentarze nie ingerując w sam dokument.
  • Aplikacje pozwalające na przeglądanie i zarządzanie danymi: Programy do edycji tekstu, arkusze kalkulacyjne, systemy GIS, aplikacje produkcyjne itp. Mogą być dołączane w celu umożliwienia pracownikom tworzenia, aktualizowania i wyświetlania danych zawartych w dokumentach.
  • Listy robocze (wykonawcze): Takie listy pozwalają pracownikom na dokonanie szybkiej identyfikacji swoich zadań ze szczególnym uwzględnieniem terminów, priorytetów itp. W niektórych systemach mogą być również wyświetlane przewidywane obciążenia, nakład pracy. Systemy te sprawdzają, gdzie w obiegu znajduje się zadanie i jak długo powinien trwać każdy krok. Po zebraniu danych, potrafią oszacować konkretny czas, jaki powinien zostać poświęcony na wykonanie takiego zadania.
  • Automatyzacja zadań: W systemie Workflow mogą być automatycznie wywoływane kolejne zadania. Automatycznym wywołaniem mogą być objęte m.in. czynności takie, jak: pisanie listów, ogłoszeń, e-maili lub wykonywanie zadań produkcyjnych.
  • Powiadamianie o zdarzeniach: Pracownicy i/lub zarządzający mogą być powiadamiani, gdy pojawią się zadania zgodnie z zaplanowanymi etapami, lub kiedy nakład pracy ulega spiętrzeniu.
  • Dystrybucja informacji – lista komunikatów: Listy dystrybucyjne mogą być tworzone na potrzeby wysyłania wiadomości ad-hoc między pracownikami.
  • Monitorowanie procesów: System Workflow może dostarczać cennych informacji na temat aktualnego obciążenia, przyszłego nakładu pracy, wąskich gardeł (obecnych i potencjalnych) czy przekroczonych terminów.
  • Dostęp do informacji przez www: Niektóre systemy posiadają interfejsy internetowe w celu dostarczenia informacji z systemu Workflow dla zdalnych odbiorców. Coraz częściej informacje takie dostarczane są również za pomocą aplikacji mobilnych na smartfony.
  • Śledzenie i rejestrowanie zadań: Wszystkie informacje na każdym kroku procesu są logowane. Oznacza to, że powstają zapisy o wszystkich dokonanych zmianach w łańcuchu procesów, przez poszczególnych pracowników.
  • Administracja i bezpieczeństwo: Szereg funkcji wykonywanych przez poszczególnych użytkowników musi zostać objęty odpowiednimi prawami dostępu. Konieczna jest też administracja systemem w celu na przykład nadawania uprawnień, tworzenia kopii zapasowych, czy dokonywania bieżących zmian w procesie kontroli.

W kolejnym artykule opiszę, jakie korzyści może przynieść firmie wdrożenie sprawnego systemu Workflow.

Zapraszam do komentowania poniżej i udostępniania w mediach społecznościowych.

Zapraszam do kontakt z expertami naszej firmy.

KONTAKT

Jednolity Plik Kontrolny: Wywiad z Jadwigą Wojtas w Polsat News 05.07.2016

Jednolity Plik Kontrolny

Wywiad z Jadwigą Wojtas w Polsat News 05.07.2016  30 czerwca 2016 r. dyrektor ds. produkcji i rozwoju systemu enova365, Jadwiga Wojtas była gościem programu Biznes Informacje w Polsat News.

Głównym tematem rozmowy było wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Serdecznie zachęcamy do obejrzenia audycji! Wywiad zaczyna się w 8:08 wideo.

jwojtas_w_polsat__news

Zobacz też:

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny (JPK)?

Jednolity Plik Kontrolny w enova365

Książeczka przewodnik po JPK w enova365

Jednolity Plik Kontrolny JPK – Animacja

Zapraszam do zadawania pytań i komentowania.