Wpisy w kategorii: gospodarka

Zmiany w przepisach 2018 - deklaracje PIT, RODO, split payment i inne

Zmiany w przepisach 2018 - deklaracje PIT, RODO,  split payment i inne

Zmiany w przepisach 2018 – deklaracje PIT, RODO, split payment i e-składka ZUS.

Eksperci enova365 dokonują analizy nadchodzących zmian w przepisach w roku 2018.

2018 rok przynosi wszystkim przedsiębiorcom liczne nowe regulacje. Nadchodzące zmiany w prawie gospodarczym i nie tylko dotykają każdego wymiaru prowadzenia biznesu – RODO, mechanizm split payment, JPK dla mikro przedsiębiorców, zmiany w  deklaracjach PIT czy eparagony to tylko niektóre z nich! Specjaliści w dziedzinie kadr płac, księgowości, handlu i ochrony danych osobowych enova365 przygotowali praktyczne opracowanie tych zmian wraz z eksperckim komentarzem.

Debata o RODO i JPK:

Publikacja MARATON ZMIAN 2018 to przemyślana analiza najważniejszych zmian w przepisach wraz z oceną wpływu na działalność polskich przedsiębiorców oraz praktyczna wiedza jak się na te zmiany przygotować. Omówiono w niej m.in.: wchodzące w życie w maju rozporządzenie o ochronie danych osobowych, dotykające niemal każdego aspektu prowadzenia działalności w firmie.

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych nakłada na organizacje nowe obowiązki dotyczące sposobu ochrony danych osobowych, a konsumentom dostarcza skutecznych narzędzi do dociekania swoich praw. Z uwagi na dużą ogólność rozporządzenia temat może budzić wątpliwości i problemy w interpretacji. Istotą rozporządzenia jest dostosowywanie zasad przetwarzania danych do aktualnego stanu wiedzy technologicznej – oznacza to, że zmiany technologiczne w podejściu do ochrony danych osobowych będą cały czas zgodne z rozporządzeniem. – mówi Konrad Spryńca, Specjalista ds. ochrony danych osobowych, manager projektu RODO.

Zobacz opracowanie: MARATON ZMIAN 2018. Bądź gotowy do startu nowych przepisów 2018

W poradniku zawarte zostały również zmiany związane z przepisami kadrowymi oraz księgowymi, t.j. zmiany w deklaracjach PIT, zmiany wskaźników kadrowo-płacowych czy obowiązujący od 1 stycznia nowy przepis opłacania składek do ZUS – tzw. e-składka.

Nowelizacja ustawy o ubezpieczeniach społecznych podpisana przez prezydenta RP zmienia dotychczasowy model przelewów do ZUS. Zamiast trzech lub czterech przelewów w miesiącu, przedsiębiorcy dokonają jednego, obejmującego ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenia zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych. Według nowych przepisów dopiero po otrzymaniu płatności, Zakład Ubezpieczeń Społecznych dokona właściwego podziału na poszczególne fundusze. Według mnie zmianę co do zasady należy ocenić pozytywnie, natomiast ma ona kilka niuansów i w pewnych aspektach mogłaby być dopracowana. W obrocie gospodarczym indywidualne rachunki do regulowania opłat funkcjonują bardzo dobrze od dawna i są sporym ułatwieniem w panowaniu nad rozliczeniami kontrahentów. – komentuje Agnieszka Opalińska, ekspert w dziedzinie księgowości, kierownik projektu enova365 Księgowość.

Nowe regulacje mogą mieć istotny wpływ na rozliczenia podatkowe oraz na wartości wskaźników istotnych przy naliczaniu wynagrodzeń, co za tym idzie, system do zarządzania firmą wykorzystywany w przedsiębiorstwie powinien zostać do nich niezwłocznie przystosowany.

Pełną gotowość na zmiany w przepisach gwarantuje wykorzystanie w firmie oprogramowania dla biznesu klasy ERP zgodnego z najnowszymi zmianami w prawie. W związku ze zmianami w przepisach producent enova365 właśnie wydał nową wersje systemu (enova365 14.1.)

 

Co to jest Workflow i do czego może się przydać?

Co to jest Workflow i do czego może się przydać?

Workflow czyli na czym polega przepływ pracy?

W masowej komunikacji coraz częściej pojawia się termin Workflow. Można go odnieść właściwie do każdego aspektu działania firmy. Obecnie jest to najbardziej rozpowszechniony sposób zarządzania zespołami ludzi.

workflow - diagram1

Co to jest Workflow?

Workflow można określić najprościej jako przepływ zadań i dokumentów w procesie biznesowym. Może być on prostym procesem sekwencyjnym, który określa postęp zadań następujących po sobie. Worklow to także kompleksowy zestaw procesów odbywających się równocześnie i wpływających na siebie wzajemnie, zgodnie z zestawem reguł, tras i ról.

Istnieją różne techniki modelowania procesów, które określają sposoby rozdzielania zadań i ich przetwarzania w procesie wykonawczym. Wykorzystywane są tu różne etapy i momenty decyzyjne, aby maksymalnie usprawnić przepływ łańcucha zdarzeń.

Systemy zarządzania przepływem pracy

workflow - diagram3

Systemy Wokflow pozwalają organizacjom zdefiniować i kontrolować działania związane z procesami biznesowymi. Ponadto, wiele z tych systemów daje możliwość pomiaru i analizy tychże procesów, tak aby można je było ciągle ulepszać i poprawiać wydajność. Takie ulepszenia mogą być krótkoterminowe (na przykład przydzielenie zadań w celu lepszego zrównoważenia obciążeń w dowolnym momencie), lub długoterminowe (na przykład redefinicja części procesów, aby uniknąć w przyszłości zatorów wykonawczych). Większość systemów Workflow jest zintegrowana z innymi systemami wykorzystywanymi w organizacjach, jak systemy zarządzania dokumentami, systemy kadrowo płacowe, systemy produkcyjne, czy nawet kompletne systemy ERP, jak na przykład program enova365. Taka integracja zapewnia łatwiejsze zarządzanie strukturami, które są luźno ze sobą powiązane. Przykładem może być powiązanie procesów produkcyjnych z przepływem i dostępnością pracowników, którymi zarządzanie odbywa się w programach kadrowo-płacowych. Na przykład, jeśli pracownik złoży wniosek o urlop, to uaktywnia się proces, który wyszuka i przydzieli innego pracownika o podobnych kwalifikacjach na stanowisko produkcyjne, celem zapewnienia ciągłości wytwarzania. Workflow może też stanowić metodę organizowania dokumentów spływających z różnych źródeł.

Typowe cechy Workflow.

Poniżej zamieszczam niektóre typowe cechy systemów Workflow.

  • Narzędzia definicji procesów: Graficzne lub tekstowe narzędzie do definiowania procesów biznesowych. Każde działanie w procesie związane jest z osobą i/lub programem komputerowym. Tworzone są tam zasady określające miejsca kontrolne, postęp w obiegu, któremu podlegają wszystkie działania w systemie. Systemy umożliwiają dynamiczne dokonywanie zmian w procesach biznesowych wybranych osób.
  • Symulacje, prototypowanie i pilotowanie: Niektóre systemy Workflow umożliwiają symulację przepływu pracy lub tworzenia prototypów i tworzenie pilotażowych wersji danego przepływu pracy. W ten sposób dokonywane jest sprawdzenie działania w środowisku testowym, zanim trafi do produkcji.
  • Role i podejmowanie decyzji: Odpowiednie reguły tworzone są dla każdego kroku w procesie. Ma to na celu określenie, jak przetwarzać dane związane z przepływem pracy. Na przykład, zasada może generować informację, gdy zostanie spełniony określony warunek. Inną zasadą może być kierowanie dokumentów i zadań na podstawie ich zawartości, albo nawet uruchamianie innej aplikacji.
  • Rozdzielanie dokumentów: W prostych układach, funkcja ta może być realizowana poprzez przenoszenie pliku z foldera jednego odbiorcy do drugiego (np. załącznik z poczty e-mail). W bardziej zaawansowanych systemach, może to być osiągane poprzez sprawdzanie zawartości dokumentów i oznaczania ich w centralnym repozytorium. Bez względu na zaawansowanie systemu, każdy z nich powinien pozwalać na edycję informacji o dokumentach tak, aby każda osoba w procesie mogła dodawać własne komentarze nie ingerując w sam dokument.
  • Aplikacje pozwalające na przeglądanie i zarządzanie danymi: Programy do edycji tekstu, arkusze kalkulacyjne, systemy GIS, aplikacje produkcyjne itp. Mogą być dołączane w celu umożliwienia pracownikom tworzenia, aktualizowania i wyświetlania danych zawartych w dokumentach.
  • Listy robocze (wykonawcze): Takie listy pozwalają pracownikom na dokonanie szybkiej identyfikacji swoich zadań ze szczególnym uwzględnieniem terminów, priorytetów itp. W niektórych systemach mogą być również wyświetlane przewidywane obciążenia, nakład pracy. Systemy te sprawdzają, gdzie w obiegu znajduje się zadanie i jak długo powinien trwać każdy krok. Po zebraniu danych, potrafią oszacować konkretny czas, jaki powinien zostać poświęcony na wykonanie takiego zadania.
  • Automatyzacja zadań: W systemie Workflow mogą być automatycznie wywoływane kolejne zadania. Automatycznym wywołaniem mogą być objęte m.in. czynności takie, jak: pisanie listów, ogłoszeń, e-maili lub wykonywanie zadań produkcyjnych.
  • Powiadamianie o zdarzeniach: Pracownicy i/lub zarządzający mogą być powiadamiani, gdy pojawią się zadania zgodnie z zaplanowanymi etapami, lub kiedy nakład pracy ulega spiętrzeniu.
  • Dystrybucja informacji – lista komunikatów: Listy dystrybucyjne mogą być tworzone na potrzeby wysyłania wiadomości ad-hoc między pracownikami.
  • Monitorowanie procesów: System Workflow może dostarczać cennych informacji na temat aktualnego obciążenia, przyszłego nakładu pracy, wąskich gardeł (obecnych i potencjalnych) czy przekroczonych terminów.
  • Dostęp do informacji przez www: Niektóre systemy posiadają interfejsy internetowe w celu dostarczenia informacji z systemu Workflow dla zdalnych odbiorców. Coraz częściej informacje takie dostarczane są również za pomocą aplikacji mobilnych na smartfony.
  • Śledzenie i rejestrowanie zadań: Wszystkie informacje na każdym kroku procesu są logowane. Oznacza to, że powstają zapisy o wszystkich dokonanych zmianach w łańcuchu procesów, przez poszczególnych pracowników.
  • Administracja i bezpieczeństwo: Szereg funkcji wykonywanych przez poszczególnych użytkowników musi zostać objęty odpowiednimi prawami dostępu. Konieczna jest też administracja systemem w celu na przykład nadawania uprawnień, tworzenia kopii zapasowych, czy dokonywania bieżących zmian w procesie kontroli.

W kolejnym artykule opiszę, jakie korzyści może przynieść firmie wdrożenie sprawnego systemu Workflow.

Zapraszam do komentowania poniżej i udostępniania w mediach społecznościowych.

Zapraszam do kontakt z expertami naszej firmy.

KONTAKT