Wdrożenie CRM enova365 w firmie PROCAN

Wdrożenie Wdrożenie CRM enova365 w firmie logistycznej PROCAN

Procan – Logistyka towarów o podwyższonej wartości

Procan jest firmą logistyczną od 15 lat specjalizującą się w usługach logistycznych towarów o podwyższonej wartości, czyli wymagających wyższego poziomu bezpieczeństwa. Procan dysponuje 3 magazynami zlokalizowanymi w największych ośrodkach handlu w Polsce. Centrala znajduje się w Poznaniu, a pozostałe dwa to centra logistyczne w Warszawie i Katowicach. Firma skupia się przede wszystkim na świadczeniu usług logistycznych obejmujących towary segmentu premium.

Firma Procan cieszy się uznaniem szczególnie w takich branżach jak:

  • Obuwnicza,
  • Odzieżowa,
  • Elektroniczna,
  • Akcesoria sportowe,
  • Akcesoria motoryzacyjne.

O wielkości świadczą liczby:

  • W ciągu jednego dnia przewożą towary o łącznej wartości 50 mln zł.
  • Miesięcznie śledzą 1 mln kilometrów pokonywanych przez samochody z ładunkami klientów na terenie całej Europy.
  • Rocznie skanują około 15 mln kodów kreskowych.

Poszukiwania systemu CRM

Ze względu na przybywającą ilość klientów pojawiły się problemy z opanowaniem napływających informacji i zebraniem ich w całość, umożliwiającą kontrolę i efektywne nimi zarządzanie. Ilość gromadzonych informacji rosła z każdą chwilą i czasami powodowało to opóźnienia w kontaktach oraz potencjalne tracenie klientów, którzy kierowali swoje kroki w stronę konkurencji ze względu na niewystarczająco szybki proces przygotowania ofert. W związku z tym firma zaczęła poszukiwać rozwiązania, które pozwoliłoby sprawnie zarządzać wszystkimi informacjami oraz zwiększyć skuteczność w procesie zamiany klientów z potencjalnych na stałych.

Odkrycie CRM enova365

Zarząd Procan przetestował wiele systemów informatycznych, zanim dotarł do tego, który okazał się najbardziej elastyczny i przystających do potrzeb firmy. Zdecydowano się na system polecany przez ekspertów z firmy Infotelecom, CRM enova365. Zanim nastąpił zakup, konieczne było odbycie wielu spotkań i różnych konsultacji. Okazało się, że aby wdrożyć dobry CRM, należy nieco zmienić sposób myślenia, a system musi pozwalać na dostosowanie parametrów i funkcji do specyfiki branżowej.

Podstawowe funkcjonalności CRM enova365

Obszary

  • Kontrahenci – umożliwia tworzenie listy kontrahentów, a formularz kontrahenta daje wgląd do wszystkich danych o kliencie zebranych w systemie enova365.
  • Zdarzenia i zadania – rejestracja i przyporządkowanie do właściwego kontrahenta historii kontaktu oraz zadań do wykonania w przyszłości, można je wyróżniać na liście za pomocą mechanizmu kolorowania.
  • Projekty – grupa zadań i zdarzeń odnoszących się do jednego kontrahenta realizowana w celu osiągnięcia zdefiniowanego celu.
  • Kampanie – grupa projektów powiązana różnymi kontrahentami mająca wspólny cel.
  • Zasoby – lista wspomagająca zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa (np. wyposażenie, maszyny i narzędzia); umożliwia dodanie rezerwacji na poszczególnym elemencie w korelacji z Kalendarzem.
  • Teczki – odzwierciedlenie papierowej teczki, w której gromadzone są informacje na dowolnie wybrany temat. Teczka może składać się z elementów umieszczonych w różnych miejscach w systemie.
  • Moje zadania – lista wyświetla danemu operatorowi zadania, które zostały mu przydzielone, jak i zadania, które sam przyporządkował innym użytkownikom.
  • Korespondencja seryjna – umożliwia przygotowanie szablonu listu, a następnie wydrukowanie go dla wskazanych kontrahentów w celu realizacji wysyłki pocztą tradycyjną lub automatyczne wysłanie pocztą elektroniczną. Korespondencja skierowana do poszczególnych kontrahentów jest zapamiętywana jako zdarzenia związane z adresatem.
  • Wizytówki – mechanizm porządkujący bazę kontrahentów, wykorzystywany do ewidencji kontaktów z potencjalnymi Klientami. W przypadku zmiany statusu Klienta na aktywny, wizytówkę można przekształcić do kartoteki kontrahenta, zachowując tym samym pełną historię kontaktu.
  • Opiekun kontrahenta – przypisanie kontrahenta do operatora w celu podzielenia listy kontrahentów np. pomiędzy przedstawicieli handlowych. Opiekun kontrahenta może przyjmować status główny (podstawowy opiekun kontrahenta) lub zastępca (osoba, która zastępuje np. w przypadku nieobecności).
  • Kreatory – narzędzie pozwala wprowadzać za pomocą jednego okna dane do wielu miejsc w systemie bez konieczności przechodzenia między zakładkami czy modułami programu. Funkcjonalność ta związuje w jeden formularz np. kampanie, projekty oraz korespondencję seryjną. W module CRM enova365 kreatory dostępne są zarówno na poziomie listy, jak i formularza projektów.
  • Załączniki – możliwość przechowywania i archiwizowania dokumentów związanych z kontrahentami: umowy, oferty, zamówienia, oświadczenia. Załączniki mogą mieć dowolny format .pdf, .doc, .xml, .jpg, png.

Wdrożenie CRM enova365

W końcu jednak system CRM enova365 został zakupiony i przystąpiliśmy do wdrożenia.  Z początku nie było łatwo. Przy jednym stole zasiedli właściciele firmy Procan wraz ze specjalistami firmy Infotelecom. Po gruntownej analizie ustalono zakres wdrożenia, sposoby przepływu informacji oraz harmonogramy działań.

Konieczne było stworzenie systemu, który pozwalał na duży stopień automatyzacji procesów sprzedażowych wykonywanych przez handlowców. Na bazie podstawowych funkcjonalności zbudowany został system podstawowy, który zapewniał odpowiednie gromadzenie danych. Dzięki funkcjonalności programu enova365, handlowcy mogli zebrać w jednym miejscu wszystkie informacje gromadzone w kontekście klienta. Czyli oprócz rozmów handlowych, również dane kontaktowe, informacje o potrzebach itp. Dzięki wdrożeniu Workflow enova365, wymuszony został obieg informacji, jaki zaplanowano w procesie analitycznym. Dzięki zastosowaniu tasków systemowych enova365, newralgiczne informacje w sposób automatyczny zaczęły docierać do zarządu firmy, ułatwiając i przyspieszając podejmowanie strategicznych decyzji. Znalazło się też miejsce do gromadzenia danych z różnych dziedzin, czyli system teczek, w których można gromadzić dane z różnych miejsc systemu enova365, podobnie jak to się dzieje w przypadku teczek papierowych.

Przykładowy proces CRM enova365

 

  • Pozyskanie danych o kontrahentach

Pozyskanie kontrahentaJest to etap inicjujący cały proces CRM. Na tym etapie konieczne jest pozyskanie jak największej ilości danych o kontrahencie.

Dane mogą być pozyskiwane na różne sposoby. Oprócz danych własnych, można je pozyskać z zewnętrznych baz danych, stron internetowych, czy wizytówek otrzymanych na targach, czy spotkaniach biznesowych.

W enova365 dane klientów zapisywane są w jednej bazie. Istnieje też podział na kontrahentów oraz tak zwanych kontrahentów potencjalnych (wizytówki systemowe).

 

 

  • Wprowadzanie kontrahentów do bazy

Wprowadzanie KontrahentówWprowadzanie danych do systemu może odbywać się na dwa sposoby. Podstawowym sposobem jest wprowadzanie danych do formularzy programu przez operatora. Program enova365 wyposażony jest także w mechanizm masowego importu danych. Możliwy jest import zarówno z arkusza programu Excel, jak również za pomocą plików xml.

Gdy potencjalny klient staje się oficjalnym kontrahentem, można w łatwy sposób przekształcić wizytówkę w pełną kartotekę kontrahenta.

  • Wykonywanie zadań w CRM enova365

Wykonywanie zadańKolejnym krokiem jest obsługa i realizacja zadań związanych z kontrahentem. Zadania mogą być grupowane w projekty.

Kilka projektów może zostać zgrupowanych w kampanię z określonym celem i planowaną wartością kosztów i przychodów.

Do każdego zadania można podpiąć dowolny dokument handlowy z rzeczywistą wartością. Wartości dokumentów są sumowane i można je łatwo porównać do planowanych.

 

 

 

  • Przygotowanie oferty dla klienta

Przygotowanie oferty dla klientaCRM enova365 pozwala na tworzenie zadań powiązanych ze sobą. Możliwe jest także podpinanie zadań już istniejących z poziomu innego zadania. Takie rozwiązanie pozwala na szybki podgląd spraw prowadzonych z klientem z jednego miejsca.

Realizacja zadań może prowadzić do wysłania oferty, a w przypadku jej zaakceptowania, można w prosty sposób przekształcić ofertę w zamówienie lub w fakturę. Każdy dokument można wydrukować lub przekształcić do pdf i wysłać mailem.

  • Delegowanie zadań

Delegowanie zadańFunkcjonalność enova365 pozwala na delegowanie zadań innym osobom. Możliwe jest przydzielanie zadań do realizacji oraz szybki podgląd realizowanych aktywności przez poszczególnych operatorów. Wszystkie zadania widoczne są na liście zbiorczej, gdzie można je filtrować na różne sposoby.

Dzięki rozbudowanej funkcjonalności tworzenia własnych widoków list w enova365, możliwe jest takie ich ustawienie, aby było dogodne dla poszczególnych operatorów. Możliwe jest także ich analizowanie w module enova365 BI oraz export danych do arkusza kalkulacyjnego.

  • Wysyłka mailingów

Wysyłka mailingówMailing to nadal jedno z podstawowych narzędzi marketingowych. W enova365 CRM można przygotowywać i wysyłać masowo korespondencję skierowaną do wybranej grupy odbiorców. Ponadto umożliwia sterowanie załącznikami. Można wysłać jeden plik do wszystkich, lub dołączyć indywidualny dla każdego z adresatów.

Możliwe jest też wykorzystanie dowolnych grafik oraz szablonów generowanych wiadomości. Proces wysyłki jest zapisany w systemie jako zdarzenie, co pozwala na weryfikację wysłanych wiadomości.

 

  • Obsługa pozyskanego klienta

Obsługa pozyskanego klientaW celu osiągnięcia właściwego poziomu obsługi klienta, istotne jest zastosowanie funkcjonalności serwis w CRM enova365. Pozwala on na tworzenie wielu definicji dokumentów i dostosowanie do dowolnego procesu obsługi klienta. Można także ustawić warunki, które umożliwią kontynuowanie następnego zadania po uprzednim ukończeniu poprzednich.

 

 

 

Korzyści uzyskane z wdrożenia systemu CRM enova365

  • budowanie bazy kontaktów i długotrwałych relacji z kontrahentami,
  • łatwy dostęp do informacji – pełna historia kontaktów w jednym miejscu,
  • archiwizacja dokumentów związanych z kontrahentami,
  • sprawna organizacja pracy, delegowanie zadań oraz kontrola realizacji zleconych prac,
  • przemyślane planowanie kontaktów, wzrost zadowolenia klientów,
  • budowanie lojalności i profesjonalnego wizerunku firmy,
  • określenie potencjału kontrahentów w trakcie procesu ciągłego pozyskiwania informacji oraz ich wykorzystywania.

Końcowym efektem jest sprawnie działający system, dzięki któremu z powodzeniem panujemy nad napływającymi informacjami. Wdrożenie CRM enova365 przeprowadzone przez specjalistów z firmy Infotelecom przyczyniło się do uzyskania znacznych oszczędności czasu, który dotychczas był nadmiernie zużywany na przetwarzanie, często bardzo prostych, informacji.

Małgorzata Cieślinska

 

„CRM enova365 polecam jako solidny fundament zarządzania relacjami z klientami, a Infotelecom jako partnera, który sprawnie wbudowuje system w struktury firmy.”

 

Małgorzata Cieślinska

 

 

Bardzo istotnym elementem systemu była też możliwość pracy mobilnej. Program enova365 oferuje również dostęp przez systemy mobilne, czy z poziomu przeglądarek internetowych.

Poniżej przykład ofertowania w wersji przeglądarkowej.

Właściciele Procan rozważają już wdrożenie kolejnych modułów enova365 z przekonaniem o słuszności dokonanego wyboru.

  • Podziel się na Twitter
  • Podziel się na Facebook
  • Podziel się na Pinterest
  • Podziel się na Google+
  • Podziel się na LinkedIn

Weź udział w dyskusji

Twój adres email nie będzie opublikowany