Od papieru do e-teczki. Czy to się opłaca?

Od papieru do e-teczki. Czy to się opłaca?

Od 1 stycznia 2019 mamy możliwość wyboru sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wersja elektroniczna stała się równoważna z dokumentacją papierową.

Chyba nikogo nie trzeba przekonywać o przewadze e-dokumentu nad papierem. Oczywista jest oszczędność miejsca, czasu wyszukiwania. W dłuższej perspektywie pozwoli na zmniejszenie kosztów poprzez oszczędność miejsca ale także i czasu wyszukiwania informacji, czy możliwości raportowania braków czy filtrowania pracowników wg informacji z e-teczek. Digitalizacja skróci obieg dokumentów, a pracownik może mieć do nich ciągły wgląd.

Nie należy też pomijać tego, że elektroniczna dokumentacja to także większe bezpieczeństwo przechowywania oraz przetwarzania danych. Odpowiednio zaawansowany i zgodny z przepisami system IT pozwala na definiowanie uprawnień oraz identyfikowanie osób mających dostęp do danych i rejestrowanie zmian dokonywanych przez te osoby. Dokumentacja może być przechowywana na miejscu bądź w chmurze a w każdym z tych przypadków możemy (powinniśmy) utworzyć kilka kopii zapasowych na wypadek awarii.

Od czego zacząć?

Proces przejścia na wersję elektroniczną jest z pewnością wyzwaniem ale w dłuższej perspektywie będzie opłacalny i to tym bardziej, im większe archiwum mamy do przeniesienia.

Po podjęciu decyzji o przejściu na wersję elektroniczną wszystkie dokumenty muszą zostać zeskanowane, opatrzone właściwą metryką i podpisane elektronicznie za zgodność z oryginałem papierowym. Tak przygotowany dokument trafia do e-teczki. Przepisy określają także sposób wydania kopii e-teczki na wniosek pracownika. Wszystkie pliki z opisami oraz plikiem xml stanowiącym swoistą okładkę e-teczki zostają spakowane i podpisane elektronicznie przez pracodawcę.

Jak enova365 może w tym pomóc?

W aktualnej wersji enova365 jest w pełni zgodna z ustawą i rozporządzeniem dotyczącymi dokumentacji pracowniczej. Zawiera kompletną funkcjonalność jaką powinien mieć system e-teczek: Po pierwsze, jest to cyfrowe odzwierciedlenie teczki papierowej – każdy dokument jest właściwie skatalogowany, podpisany i zawiera wymagane dane opisowe. Ponadto, system umożliwia wydanie i kopiowanie dokumentacji do pliku PDF jak i ZIP.

Dodatkowo teczka może być dostępna za pomocą Pulpitu Pracownika, co upraszcza komunikację pomiędzy działem HR a pracownikami. Za jego pomocą pracownik może aktualizować dokumentację, weryfikować i uzupełniać treść.

Elektroniczna dokumentacja stanowi kompletną bazę wiedzy o każdym pracowniku, zwłaszcza jeśli dodamy do tego karty stanowisk pracy oraz karty kompetencji a także ocen i samoocen pracowniczych.

Infotelecom – Partner enova365 w Poznaniu.

ZADZWOŃ TERAZ

Zmiany Funkcjonalne w Programie enova365 wersja 15.3

Zmiany Funkcjonalne w Programie enova365 wersja 15.3

W dniu 15 lutego 2019 została opublikowana wersja 15.3 programu enova365 zawierająca kolejną transzę zmian związanych ze zmianami przepisów dla roku 2019.

W wersji tej zostały udostępnione funkcjonalności dotyczące nowych mechanizmów wspierających obsługę e-sprawozdawczości księgowej.

Wersja 15.3 zawiera głównie zmiany w obszarze:

a) Księgowość:

Elektroniczne Sprawozdania Finansowe: funkcjonalności sporządzania sprawozdań finansowych (odpowiadających zakresom informacji przeznaczonych dla jednostek innych, małych, mikro, organizacji pozarządowych), generowania i podpisywania plików XML e-Sprawozdań Finansowych oraz pobrania plików przeznaczonych do wysyłki do Krajowego Rejestru Sądowego (w przypadku podmiotów wpisanych do KRS) lub do Szefa KAS (w przypadku osób fizycznych).

• Nowe mechanizmy wspomagające ewidencjonowanie i procentowe rozliczenie kosztów użytkowania pojazdów.

b) Kadry i płace:
• Dostosowanie mechanizmów deklaracji ZUS do zmian w najnowszej aktualizacji
programu Płatnik.

Niebawem, bo 8 marca 2019 pojawi się wersja 15.4 z obsługą elektronicznej dokumentacji pracowniczej i ta wersja zakończy cykl wydawniczy enova365 na tą część roku związaną z przepisami.

Kolejna transza zmian przepisów czeka nas 1 lipca 2019 i związana będzie z obsługą Pracowniczych Planów Kapitałowych.

DO POBRANIA