Wyniki dla tagu: partner enova365 poznań

Od papieru do e-teczki. Czy to się opłaca?

Od papieru do e-teczki. Czy to się opłaca?

Od 1 stycznia 2019 mamy możliwość wyboru sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wersja elektroniczna stała się równoważna z dokumentacją papierową.

Chyba nikogo nie trzeba przekonywać o przewadze e-dokumentu nad papierem. Oczywista jest oszczędność miejsca, czasu wyszukiwania. W dłuższej perspektywie pozwoli na zmniejszenie kosztów poprzez oszczędność miejsca ale także i czasu wyszukiwania informacji, czy możliwości raportowania braków czy filtrowania pracowników wg informacji z e-teczek. Digitalizacja skróci obieg dokumentów, a pracownik może mieć do nich ciągły wgląd.

Nie należy też pomijać tego, że elektroniczna dokumentacja to także większe bezpieczeństwo przechowywania oraz przetwarzania danych. Odpowiednio zaawansowany i zgodny z przepisami system IT pozwala na definiowanie uprawnień oraz identyfikowanie osób mających dostęp do danych i rejestrowanie zmian dokonywanych przez te osoby. Dokumentacja może być przechowywana na miejscu bądź w chmurze a w każdym z tych przypadków możemy (powinniśmy) utworzyć kilka kopii zapasowych na wypadek awarii.

Od czego zacząć?

Proces przejścia na wersję elektroniczną jest z pewnością wyzwaniem ale w dłuższej perspektywie będzie opłacalny i to tym bardziej, im większe archiwum mamy do przeniesienia.

Po podjęciu decyzji o przejściu na wersję elektroniczną wszystkie dokumenty muszą zostać zeskanowane, opatrzone właściwą metryką i podpisane elektronicznie za zgodność z oryginałem papierowym. Tak przygotowany dokument trafia do e-teczki. Przepisy określają także sposób wydania kopii e-teczki na wniosek pracownika. Wszystkie pliki z opisami oraz plikiem xml stanowiącym swoistą okładkę e-teczki zostają spakowane i podpisane elektronicznie przez pracodawcę.

Jak enova365 może w tym pomóc?

W aktualnej wersji enova365 jest w pełni zgodna z ustawą i rozporządzeniem dotyczącymi dokumentacji pracowniczej. Zawiera kompletną funkcjonalność jaką powinien mieć system e-teczek: Po pierwsze, jest to cyfrowe odzwierciedlenie teczki papierowej – każdy dokument jest właściwie skatalogowany, podpisany i zawiera wymagane dane opisowe. Ponadto, system umożliwia wydanie i kopiowanie dokumentacji do pliku PDF jak i ZIP.

Dodatkowo teczka może być dostępna za pomocą Pulpitu Pracownika, co upraszcza komunikację pomiędzy działem HR a pracownikami. Za jego pomocą pracownik może aktualizować dokumentację, weryfikować i uzupełniać treść.

Elektroniczna dokumentacja stanowi kompletną bazę wiedzy o każdym pracowniku, zwłaszcza jeśli dodamy do tego karty stanowisk pracy oraz karty kompetencji a także ocen i samoocen pracowniczych.

Infotelecom – Partner enova365 w Poznaniu.

ZADZWOŃ TERAZ

E-teczki czyli dokumentacja pracownicza w 2019?

E-teczki czyli dokumentacja pracownicza w 2019?

Nadchodzący rok przyniesie rewolucyjne zmiany jeśli chodzi o przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

E-teczki czyli elektroniczna dokumentacja pracownicza. 

 

Polska jest obecnie europejskim rekordzistą, jeśli chodzi o długość obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dla pracodawców oznacza o spore problemy. Prowadzenie archiwum wiąże się ze sporymi, sięgającymi nawet kilkuset złotych miesięcznie, co w 50-letnim ujęciu daje łącznie ogromną kwotę. Poza tym jest też sporym logistycznym wyzwaniem, któremu mniejsze firmy mogą nie sprostać bez zewnętrznych usługodawców. Na szczęście wraz z początkiem 2019 wejdą w życie przepisy, które bardzo ułatwią życie pracodawcom.

 

 

Koniec z długim przechowywaniem

Do tej pory Polska należała do grona państw, w których pracodawcy byli zobowiązani do najdłuższego przechowywania dokumentacji pracowniczej. Francuskie i niemieckie firmy obowiązuje tylko 10-letni okres archiwizacji. Jeszcze krótszy jest on w Dani (5 lat) Kanadzie, gdzie wynosi 3 lata. Na przeciwnym biegunie znajduje się zaś prawo holenderskie – w tym kraju pracodawcy w ogóle nie muszą przechowywać takich dokumentów.

Od 2019 Polska pod tym względem zbliży się do zachodu, a czas obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej skróci się do 10 lat. Zmiana przepisów to odpowiedź na apele polskich pracodawców, którzy już od dawna zwracali uwagę na problemy związane z wieloletnim przechowywaniem dokumentów i brak uzasadnienia tak długiego okresu.

Skrócenie czasu obowiązkowej archiwizacji to nie tylko kwestia wygody. Nowe przepisy przyczynią się też do zmniejszenia wydatków ponoszonych przez pracodawców. Ministerstwo przedsiębiorczości i technologi szacuje, że koszty polskich przedsiębiorstw zmniejszą się łącznie o 130 milionów złotych w skali roku.

Entuzjazm pracodawców należy jednak nieco ostudzić. Przepisy, które wejdą w życie 1 stycznia 2019 dotyczyć będą tylko pracowników zatrudnionych po tej dacie. Polskie prawo nie działa wstecz, więc teczki osób, które podpisały umowę wcześniej muszą być przechowywane przez 50 lat. Czas ten można skrócić do 10 lat składając w ZUS tak zwany raport informacyjny. Takie rozwiązanie dostępne jest jednak tylko dla przedsiębiorców, którzy na rynku pojawili się po 1998.

Archiwizacja także w wersji cyfrowej

Jeszcze ważniejsza zmiana dotyczy formy przechowywanych informacji. Do tej pory wymagana była archiwizacja papierowych dokumentów. To wiązało się z koniecznością wygospodarowania (lub wynajmu) dodatkowych pomieszczeń i zapewnienia w nich odpowiednich warunków i tym samym ze sporymi nieraz kosztami.

Od 2019 pracodawca będzie mógł ponadto postawić na archiwizację elektroniczną w postaci e-teczki. Firmy będą musiały zadeklarować się, czy tej pory dokumentację będą prowadzić „na papierze”, czy w wersji cyfrowej. Mogą wybrać tylko jeden sposób, choć w świetle problemów związanych z przechowywaniem papierowych dokumentów, większość przedsiębiorstw na pewno wybierze eteczki.

Dla firm działających od wielu lat i zatrudniających sporą liczbę pracowników, pewien problem może jednak stanowić przeniesienie dokumentacji do przestrzeni cyfrowej. By usprawnić całą procedurę, to zadanie warto powierzyć partnerowi enova. W Poznaniu i okolicach nie tylko wdrożymy system, ale też szybko zarchiwizujemy je w postaci cyfrowej korzystając z oprogramowania OCR.

Przejście na oprogramowanie enova Kadry i Płace przyspieszy pracę działów HR, które od nowego roku na prowadzenie dokumentacji pracowniczej będą musiały poświęcić mniej czasu. Elektroniczne teczki pracownicze to też korzyści dla samych pracowników, bo dzięki nim dostęp do danych będzie szybki i bezproblemowy. Systemy takie jak enova365 Kadry i Płace umożliwiają nawet pobranie kopii dokumentów z poziomu aplikacji na smartfona lub przeglądarkę.

 

Infotelecom – Partner enova365 w Poznaniu.

ZADZWOŃ TERAZ